Flexwerken in Amsterdam Zuid betekent uitgemolken worden

Eén grote administratieve rompslomp: zo zou ik mijn avonturen op het gebied van flexwerken in Amsterdam Zuid willen omschrijven. Vergaande automatisering en een lean organisatie eromheen heeft blijkbaar ook nadelen, althans, voor de klant. Die klant blijkt meer een melkkoe te zijn dan een gewaardeerd lid van de club. Lees over mijn ervaring met maar liefst 6 faalmomenten en zorg dat jij niet in dezelfde valkuilen stapt!

Kantoorruimte gezocht!

Sinds enige tijd heb ik een opdracht waarvoor ik op de vrijdag de hele werkdag moet videobellen. Ik heb dan een open verbinding met een paar andere collega’s zodat we op elk moment even kunnen sparren of afstemmen. Dat is natuurlijk rete-irritant voor iemand die in dezelfde ruimte zit te werken: mijn vriend dus. Ik woon in een niet al te groot huis dus heb geen goede optie om langdurig ergens anders in huis te gaan zitten werken. Dan maar op zoek naar iets in de buurt, dacht ik toen. Ik ging op zoek naar kantoorruimte om te flexwerken in Amsterdam Zuid, want het moet me niet teveel reistijd kosten als dat nergens voor nodig is.

Veel opties, of toch niet?

Zoek je in Google op ‘flexwerken Amsterdam zuid’, dan vind je heel veel opties. Althans, dat lijkt zo. Maar in de praktijk gaat het veelal om ruimtes waar je met andere flexwerkers zit. Dat is in mijn geval juist niet wat ik nodig heb, ik heb een afgesloten kantoorruimte nodig. Koffiewinkels en dergelijke vallen zo ook al direct af.

Waar kom je dan op uit? Nou, er blijven dan eigenlijk maar twee aanbieders over: Tribes en Regus. Je kunt een abonnement aanschaffen voor een aantal keer huren per maand of per keer betalen. Bij beide aanbieders heb ik nu een aantal keer ervaring opgedaan. Laat ik beginnen bij Tribes, waar ik uiteindelijk niet voor gekozen heb.

Flexwerken bij Tribes

Tribes heeft meerdere kantoorlocaties in Amsterdam en ook eentje op de Zuidas, in de ITO-toren op het Gustav Mahlerplein. Mooie locatie, niet helemaal mijn slag mensen zeg maar, maar hey, een kantoor is een kantoor, toch? De eerste keer dat ik daar ging flexwerken, kreeg ik een vergaderruimte in plaats van een kantoor, omdat dit nog het enige was wat ze hadden. Op zich geen probleem, behalve dan dat ik de hele dag tegen een poster van Zuckerberg moest aankijken.

Koffie en thee was inbegrepen in de prijs en van prima kwaliteit. De gastvrijheid was op zich ook prima, maar ik kreeg wel de indruk dat er een aantal onervaren medewerkers werkten. Ik vroeg bijvoorbeeld of de temperatuur omhoog kon en dat wisten ze niet en moesten ze navragen. Bleek achteraf helemaal niet te kunnen. Ze waren me vergeten te vertellen dat ik na 17.00 uur geen koffie met melk meer kon krijgen. En ze vergaten me ook een factuur te sturen. Nou ja, dan niet toch.

Bij een tweede bezoek kreeg ik wel een echte kantoorruimte, mét een typisch Zuidas-uitzicht! Ik zat toen wat verder weg van de gastvrouwen en dat was lastig toen bleek dat mijn pasje het niet deed en ik na mijn pauze mijn kamer niet meer in kon. Gedoe, gedoe. Bij de ontvangst ’s ochtends had ik ze gevraagd of ik informatie kon krijgen over abonnementen die ze hanteren. Die informatie werd me toegezegd, maar heb ik nooit gehad. Wel de factuur dit keer (€ 52,50 ex btw).

Flexwerken bij Regus/Spaces

Het logo van Regus heb je vast wel eens gezien, ze hebben namelijk o-ver-al gebouwen. En hebben daartoe ook overnames gedaan, zoals Spaces. Spaces heeft ook meerdere kantoorlocaties in Amsterdam, maar ze behoren toe aan Regus. Ik vermoed dat het ingewikkelde administratieve gedoe wat ik had uiteindelijk van deze samenvoeging vandaan is gekomen. Tijd om de flexwerkplek hier uit te proberen. Ik maakte een afspraak bij Spaces op de Zuidas en kreeg een heel hartelijke ontvangst met koffie en een rondleiding door het gebouw. Ze wisten alleen niet dat ik ook kwam werken en daarbij behoefte had aan een afgesloten ruimte. Dat was niet goed aan ze doorgegeven door het hoofdkantoor. Faal 1. Ik heb een halve dag in een ienieminibelhokje gezeten en een halve dag dan toch maar in een open ruimte, op zoveel mogelijk afstand van anderen. Maar het was wel gratis.

Administratieve koppeling

Mijn contactpersoon van Spaces stelde een overeenkomst voor me op voor 5 dagen in de maand een dagkantoor, voor 167 euro ex btw en exclusief koffie en thee. Dat leek me een prima deal dus ik ondertekende de overeenkomst. En toen begon de echte ellende. Ze hadden het abonnement niet aan mijn account gekoppeld waardoor het leek alsof ik helemaal geen recht had op kantoorruimte zonder extra kosten. Faal 2. In plaats daarvan kreeg ik 10% korting op een dagkantoor. Dat is wel een hele dure korting! Omdat mijn contactpersoon bij Spaces Zuidas werkt en ze mij en mijn verhaal daar nu kenden, ben ik daar een aantal vrijdagen naartoe geweest en kon ik alsnog aan het werk. Ondertussen bleef ik maar mailen met Regus.

Betalen per creditcard

Na een maand waren ze er eindelijk uit bij het hoofdkantoor en hebben alles rechtgezet. Ondertussen is er wel al 4 keer een maandbedrag afgeschreven van mijn creditcard. Een deel moet ik nog terugkrijgen, maar wanneer? Ik wacht nog op antwoord. Faal 3. En waarom kan ik niet gewoon per factuur betalen? Zo voel ik me niet serieus genomen als zzp’er. Uit navraag bleek dit te maken te hebben met afnemers die hun rekeningen niet betaalden. En daarom moet ik nu klooien met mijn persoonlijke creditcard (mijn zakelijke bank heeft geen creditcards helaas) waar iedere keer zomaar bedragen van af worden geschreven. Faal 4. Trouwens, ik heb nog nooit zo’n wazig overzicht van facturen en creditnota’s bij elkaar gezien, er valt echt geen touw aan vast te knopen. Ben mijn eigen overzicht in Excel maar begonnen. Faal 5.

Werken tot 18.00 uur

Omdat er zoveel Regus-locaties zijn, ben ik ze nu een beetje aan het uitproberen: elke week een ander! Daardoor ben ik erachter gekomen dat er verschil zit tussen mensen die wel en geen abonnement hebben. Heb je geen abonnement, dan mag je op de meeste locaties maar tot 17.00 uur boeken. Heb je dat wel, dan is de eindtijd flexibeler. Ik moet tot 18.00 uur werken maar ik heb dat abonnement; geen probleem dus, zou je zeggen. Maar zo’n locatie ontvangt mijn reservering en ziet dan niet direct dat ik een abonnement heb. En dus gaan ze bellen of mailen of allebei dat ik maar tot 17.00 uur kan blijven. Terwijl ik recht heb op meer. Faal 6. Na uitleg en nakijken is het wel elke keer rechtgezet trouwens.

Melkkoe

Kijk, ik snap heus dat er iets mis kan gaan en ik vind het echt niet erg om eens een keertje ergens achteraan te bellen of mailen. Maar hier gingen en gaan zóveel dingen mis… ik heb echt het gevoel een melkkoe te zijn van flexwerkkoning Regus in plaats van een gewaardeerde klant. Niets ten nadele van de aardige mensen op de locaties trouwens. Maar het maakt dat ik met frisse tegenzin nu dit abonnement heb en eigenlijk uitkijk naar het moment dat het flexwerken niet meer nodig is. Dat is zo als mijn huidige opdracht stopt en ik niet meer de hele vrijdag hoef te videobellen. En dat duurt nog een paar maanden.

Mocht jij in mijn situatie van een paar maanden geleden zitten en op zoek zijn naar kantoorruimte: hopelijk helpt deze blog je om vanaf het begin goede keuzes en afspraken te maken die jou helpen!

p.s. Ik wou (soms) dat ik in Almere woonde en gebruik kon maken van Samira’s flexwerkplekken in het Eventatelier! Daar krijg je pas positieve vibes van!