In het programma voor de seminar ‘Collectieve kennis mobiliseren’ van het Lectoraat Lerende Politieorganisatie (Politieacademie) stond iets over het verbinden van mensen en kennis door middel van sociale media; ik was geprikkeld! Uiteindelijk bleek het enige sociale medium dat langskwam een YouTube-filmpje te zijn. Toch was het een interessante bijeenkomst. Omdat het begrip informeel leren en kennisdelen mij aanspreekt en het ook wel goed is om bevestigd te krijgen wat je al dacht te weten.

Ongeveer 100 politiemannen en -vrouwen, salarisschaal ‘hoog’ en gemiddeld 50 jaar, namen op deze donkere dinsdagavond na een portie boerenkool plaats in de geheel vernieuwde zaal van het geheel vernieuwde hoofdgebouw van de Politieacademie in Apeldoorn. Lector Cees Sprengers verzorgde allereerst een inleiding over het begrip informeel leren aan de hand van vier stellingen:

1. Maak vakmensen zelf sterk,  door hun motor (wat drijft ze?) te vinden en dit te versterken. Leg het initiatief bij de vakman neer in plaats van de leidinggevende. Als leidinggevende moet je er zijn om hem te faciliteren.
2. Denkpatronen bepalen handelingspatronen. Laat mensen zelf nadenken over hoe ze een verandering willen en ze zijn meer bereid tot veranderen. Denk hierbij aan een variant op het Iceberg Model, waarbij een groot deel van de motieven (gevoelens en gedachten) van mensen onder water zitten, onzichtbaar zijn, maar wel van belang voor de veranderbereidheid van mensen. Daar moet je rekening mee houden.
3. Alles wat je aandacht geeft, groeit. Erkenning en waardering vormen de beste ondergrond voor (gezamenlijk) leren.
4. Kennis stroomt via vitale interacties. Leer mensen in gesprek te gaan over de verstarringen en verstoringen waar ze tegenaan lopen. Lokale coalities zijn belangrijk; betrek altijd alle stakeholders bij je plannen.

Lerende organisatie

Op zich niet heel veel nieuws onder de zon, maar belangrijk om weer even bewust van te zijn. Zeker voor de managers in de zaal! Cees gaf het woord aan de Amerikaanse Nancy Dixon, auteur en consultant met haar eigen bedrijf Common Knowledge. Ze werkt voor de universiteit van Washington en die van Texas. Momenteel schrijft ze aan een boek genaamd ‘conversations within organizations’ (gesprekken binnen organisaties) en zij is ervan overtuigd dat dat een belangrijk aspect is van een lerende organisatie. Volgens Nancy is het van belang binnen een organisatie aan relaties tussen mensen te werken, zodat er een bodem is om kennis te kunnen delen. We doen vervolgens een oefening om dit duidelijk moet maken: high power story telling.

High power story telling

In groepjes van vijf vertelden we elkaar elk in twee minuten over een moment in ons leven waarop we informeel iets van iemand geleerd hebben. Dat wil zeggen dat het geen bewuste leersituatie was, maar wel een situatie waarbij je ongepland iets van iemand anders hebt opgestoken. Na de eerste ronde volgde nog twee rondes met telkens verschillende mensen; je vertelde je verhaal dus drie keer. Vervolgens moest je naar de persoon toe gaan die met zijn/haar verhaal de meeste indruk had gemaakt. De drie met de meeste ‘volgers’ mochten op het podium hun verhaal nogmaals vertellen. De beste vond ik een collega die vertelde dat zij uit Turkije naar Nederland was gekomen als klein meisje en in haar eerste woonplaats Ugchelen genegeerd werd door iedereen. Na een jaar ging ze in Tilburg wonen en daar kreeg ze een juf die in haar geloofde en zij werd een voorbeeld voor haar. Later deed de vrouw zelf vrijwilligerswerk voor drop-outs op scholen. De zaal constateerde een aantal overeenkomsten in alle verhalen. De belangrijkste:

• de personen uit het verhaal hebben een emotionele band
• mensen tonen zich kwetsbaar door een persoonlijk verhaal te vertellen
• we herkennen de situaties, vinden er iets van onszelf in
• we hebben oprechte en serieuze interesse in elkaar
• het gaat om het hebben van medeleven

Effective after action reviews

Na een snel kopje koffie (de eindtijd 21.30 uur moest gehaald worden) ging Nancy verder met het thema reflecteren, of conducting effective after action reviews. Er is actie geweest en je staat daarna met alle betrokkenen stil bij het hele proces, zonder personen te beschuldigen van fouten. Nancy liet ons ter illustratie een filmpje van brandweermannen zien die het bestrijden van een brand bespraken. Vervolgens kwam er voor mij een verrassing! Drie collega’s van mijn eigen korps van de Divisie Informatie betraden het podium en gingen met Nancy Dixon in een kring zitten. Zij waren de levende case waarop deze reflecteermethode toegepast werd. De case ging over het najaarsoffensief dat politie Utrecht vorig jaar heeft gehouden om het aantal woninginbraken terug te dringen. Wijkchefs van de politie kregen toolkits om het probleem aan te pakken. De rol van Nancy was het stellen van vragen om duidelijkheid te krijgen. Zij wilde weten:

• Wat was het doel?
• Wat deed je uiteindelijk en wat gebeurde er?
• Hoe komt dat?
• Wat zou je volgende keer anders doen?

Nabespreking

De heren vonden vast dat ze behoorlijk met de billen bloot moesten; Nancy stelde immers kritische vragen. Een goede opmerking naderhand vond ik dat niet alle betrokkenen bij het project hierbij hadden gezeten, waardoor nu een tamelijk eenzijdig beeld was geschetst. Zeker waar! Dit jaar pakt mijn korps het anders aan; de ambtenaar openbare orde en veiligheid van de gemeente is de probleemeigenaar, in plaats van de politiewijkchef. Ik hoop maar dat ‘het probleem’ gezamenlijk met alle betrokkenen besproken wordt, zodat iedereen er ook achter staat om zijn bijdrage te leveren bij het oplossen van het probleem. In plaats van dat de politie vertelt hoe het moet. Het punt dat Nancy ook maakte, is dat alle betrokkenen een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan zo’n evaluatie. Iedereen heeft immers weer andere informatie omdat ze een ander beeld hebben van hoe het gegaan is. Tot slot benadrukte ze dat het van belang is deze reflectie zo snel mogelijk te doen.

Hiermee kwam de masterclass ten einde. Geen sociale media voor het verbinden van mensen of het delen van kennis, maar heel erg 1.0 leren, één op één, face to face. Ook belangrijk, zeker, maar daardoor voldeed het niet geheel aan mijn verwachtingen.

Foto’s geleend van omarman, chrissuderman en Woodlouse.

Update 16.20 uur: zojuist kreeg ik nog meer informatie toegestuurd over de reflectiemethode After Action Review (AAR) (.pdf, 129 kb).